Even een testje: als je een blik werpt in je papieren of online agenda, wat zie je dan?
1) alle werktijd is nog blanco, ik leef met de veronderstelling dat ik zelf mijn tijd ga indelen 2) 75 % van de werktijd is ingevuld met afspraken, afdelingsvergaderingen, team- en project overleg en netwerkbijeenkomsten.
3) anders ……
En wat zegt dat over de kans dat je de deadlines op tijd gaat halen?
Deadlines zijn zelden gekoppeld aan vergaderingen of aan netwerkbijeenkomsten. Belangrijke deadlines hebben te maken met het aanleveren van een product waar een klant of collega op zit te wachten zodat hij verder kan, een concreet plan of het communiceren van een genomen beslissing met grote impact voor je organisatie. Belangrijke zaken die bepalen of je organisatie succesvol is of niet.
De helft van de mensen schrijft de deadline in de agenda, en je raadt al waar deze staat…. op de dag dat het af moet zijn! De grootste kans om onze deadline te halen hebben we als we in onze planning zetten wanneer we komende weken aan het product of plan gaan werken.
1. Welk project of taak is zo belangrijk voor jou en voor de organisatie dat je kostte wat het kost de deadline wilt halen?
2. Welke tussenstappen, deelresultaten heb je daarin te realiseren?
3. Geef ze een plaats in de tijd waarbij je zowel van voor-naar-achter plant als ook de check doet door terug te redeneren, als het op 18 mei klaar moet zijn dan moet 3 weken ervoor ……gerealiseerd zij en in de twee weken daarvoor kunnen alle partijen inspraak hebben over….
4. Schrijf deze tussenstappen en deelresultaten in je agenda op een specifiek tijdstip en geef aan hoeveel tijd en wie je daarvoor nodig hebt.
Wanneer je zo je werk inplant merk je dat je agenda(planning) veel sneller volzit dan je denkt. Dit vinden mensen vaak onaantrekkelijk waardoor ze het niet doen. Het is echter een krachtig hulpmiddel om te zien dat je prioriteiten al een groot deel van je werktijd in beslag nemen. Het helpt je om keuzes te maken en nee te zeggen.
Vind je het belangrijk om je deadlines te halen en wil je verder leren hoe je dit kunt doen?Wil je graag meer overzicht en rust in je manier van werken?
Schrijf je dan in voor de eendaagse training timemanagement op vrijdag 20 april, van 9.30 tot 16.30 uur in Wageningen.